¿Qué es la automatización inteligente?

La automatización inteligente, también conocida como automatización cognitiva, consiste en aplicar tecnologías como la inteligencia artificial (IA), la automatización de procesos robóticos (RPA) y la gestión de procesos empresariales (BPM) para optimizar, escalar y agilizar la toma de decisiones dentro de las organizaciones.

¿Qué es la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)?

La RPA (Robotic Process Automation) es una tecnología que permite crear
«Agentes» que imitan las acciones humanas dentro de sistemas digitales para
automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas.

No son robots físicos, sino programas que trabajan sobre interfaces digitales como lo haría una persona:
haciendo clics, copiando y pegando, llenando formularios, extrayendo datos, etc.

¿Qué tipo de tareas puede hacer un robot RPA?

Un robot RPA puede realizar tareas como:

Leer correos electrónicos y descargar archivos adjuntos.

Copiar datos de un Excel a un sistema.

Completar formularios web automáticamente.

Extraer datos de sitios web o PDFs.

Mover información entre sistemas (ERP, CRM, etc.).

Generar y enviar reportes automáticamente.

Algunos ejemplos

Finanzas

  • Descargar facturas de un correo
  • Leer los datos (número, monto, proveedor)
  • Subirlas al sistema contable
  • Enviar confirmación automática por email

Recursos Humanos

  • Procesar nuevas solicitudes de empleo
  • Crear un perfil en el sistema interno
  • Enviar correos automáticos con pasos a seguir

Atención al cliente

  • Leer tickets entrantes
  • Clasificarlos por urgencia o tema
  • Derivarlos al área correspondiente

E-commerce

  • Monitorear pedidos
  • Verificar pagos recibidos
  • Actualizar el estado de envío en el sistema

Logística

  • Extraer pedidos pendientes desde un sistema ERP
  • Generar guías de envío automáticamente
  • Registrar los datos en la plataforma del proveedor logístico (como DHL o FedEx)
  • Notificar al cliente con el número de seguimiento

Marketing

  • Recopilar leads desde formularios web o campañas publicitarias
  • Cargar automáticamente esos datos en el CRM
  • Enviar un correo de bienvenida personalizado
  • Asignar el contacto a un agente comercial según la zona geográfica

¿Qué es la Gestión de Procesos Empresariales (BPM)?

La gestión de procesos empresariales (BPM) permite:

  • Analizar, diseñar, optimizar y automatizar procesos de negocio dentro de una organización
  • Hacer que los procesos sean más eficientes, efectivos y adaptables al cambio

¿Qué hace exactamente el BPM?

Un proceso de negocio es una serie de pasos o tareas que una empresa realiza para lograr un objetivo específico. Algunos ejemplos comunes incluyen: gestionar un pedido de cliente, contratar a un nuevo empleado, aprobar un presupuesto o atender una solicitud de soporte.

Veamos un ejemplo práctico de BPM.

Proceso antes del BPM:

Un cliente hace un pedido. El vendedor lo anota en un Excel. El Excel se envía por correo al equipo de logística. Hay errores frecuentes y demoras.

Proceso después del BPM:

  • El pedido entra a un sistema centralizado automáticamente.

  • Se genera la orden, se asigna al área correspondiente.

  • Todo el proceso se monitorea en tiempo real.

  • Se reducen los errores y se entrega más rápido.

Proceso antes del BPM:

Un empleado solicita un presupuesto por correo. El gerente lo revisa cuando puede, a veces se olvida. Se reenvía el correo al área de finanzas para validación. El proceso se estanca por falta de seguimiento o errores de comunicación.

Proceso después del BPM:

  • La solicitud se hace mediante un formulario digital en un sistema.

  • El proceso se inicia automáticamente y se asigna al gerente.

  • El gerente recibe una notificación y aprueba o rechaza con un clic.

  • El sistema lleva registro del estado y tiempos de respuesta.

  • Finanzas es notificada automáticamente para continuar el proceso

Proceso antes del BPM:

El área de RRHH recibe un correo con los datos del nuevo empleado. Envía manualmente la información a IT para crear cuentas. Después, coordina por separado con Finanzas y otras áreas. Hay demoras, pasos olvidados y duplicación de esfuerzos

Proceso después del BPM:

  • El proceso se inicia desde un formulario de RRHH.

  • Se disparan automáticamente tareas paralelas:

    • IT crea los accesos.

    • Finanzas registra al empleado.

    • El sistema envía un email de bienvenida.

  • Se monitorea el estado de cada paso en un panel centralizado.